CEMPER over thuiswerk en oplossingen op maat

Covid-19 in de evenementen sector en hoe CEMPER zich aanpaste aan de situatie

Een belangrijk deel van de werking van CMPER is afhankelijk van fysieke aanwezigheid. Dit gaat bijvoorbeeld over het bezoeken van collectiebeherende instellingen om raad te kunnen geven over de goede zorg en bewaring van hun materiaal, ontmoetingen met uitvoerders van een bepaalde erfgoedpraktijk (instrumentenbouwers, theatermakers…) om meer over hun tradities te leren en hen te helpen deze te documenteren, of het herbestemmen van een archief van één locatie naar een andere. Dit was het laatste jaar (tijdens Covid) allemaal niet mogelijk, of veel moeilijker dan in normale omstandigheden.

Verder merkte Asley ook dat een deel van het doelpubliek hen in deze tijden vaker ging contacteren. Aangezien theatergezelschappen, muziekensembles etc. zich niet kondentoeleggen op het uitvoeren van hun kunst, hadden zij – noodgedwongen – meer tijd om zich te concentreren op hun archieven en opnames. De stap om een expertisecentrum als CEMPER te raadplegen voor hulp werd dan ook sneller gezet.

Onze moeilijkheden op IT vlak

Aangezien CEMPER een expertisecentrum is en deze expertise verdeeld is over verschillende collega’s die gespecialiseerd zijn in specifieke domeinen, is het noodzakelijk dat ze elkaar met regelmaat raadplegen en kunnen overleggen. Vlot communiceren met het doelpubliek en de sectoren die ze ondersteunen is belangrijk, omdat elke vraag die ze ontvangen en elk dossier dat ze behandelen verschillend is. Niet meer face-to-face kunnen brainstormen met collega’s en partners maakte dat ze snel digitale alternatieven moesten vinden.

Ook collega’s helpen met IT-problemen vanop afstand was lastiger dan dit op kantoor te kunnen doen, waar je een kijkje kan nemen op iemands laptop en er reserve toestellen liggen zodat je minder afhankelijk bent van één laptop.

Tenslotte moest de organisatie verhuizen naar een nieuwe locatie, wat ten tijde van Covid niet eenvoudig was aangezien ze meestal maar met een beperkt aantal collega’s fysiek aanwezig mochten zijn op kantoor.

Hoe NTX CEMPER heeft geholpen

NTX heeft geholpen wanneer CEMPER vragen had over Microsoft Teams, dat – net zoals vele andere organisaties – op zeer korte tijd het belangrijkste online communicatieplatform werd. Ook kon Asley collega’s naar NTX doorverwijzen indien het hem zelf niet meteen lukte om hen vanop afstand te ondersteunen.

Bij de verhuis naar de nieuwe kantoren heeft NTX gezorgd voor een vlotte installatie van de access points, server en bekabeling. “Hierbij waren ze heel flexibel, wat nodig was ten tijde van verplicht telewerken. Maar op deze manier waren we ICT-gewijs helemaal klaar op het moment dat we weer van kantoor uit samen mochten werken.”, aldus Asley.

Veranderingen in de manier van werken voor de toekomst

Daar we gemerkt hadden dat telewerken goed is voor momenten dat er gefocust moet worden op een bepaald onderwerp of dossier, bleef deeltijds telewerken voor iedereen na de corona-tijden bestaan.

Asley:”Microsoft Teams blijft een belangrijke tool binnen de dagelijkse werking van CEMPER. Naast het videobellen zijn de mogelijkheid om snelle chatberichten te sturen naar collega’s en informatie te delen met leden van een team via afzonderlijke kanalen zeer handig gebleken.”

“We hebben ons verdiept in procedures rond het opslaan, delen en back-uppen van bestanden, wat belangrijk is nu we elkaar minder zien maar toch vlot samen willen werken. De stappen die we hierin gezet hebben, zullen op lange termijn waardevol zijn.”

Hoe NTX zijn expertise heeft bewezen

“NTX heeft zijn expertise bewezen door oplossingen op maat aan te leveren voor onze organisatie.”, zegt Asley. “Ze konden ons zowel adviseren als concreet helpen met bepaalde vragen en passen opties en offertes indien nodig aan aan onze organisatie. Voor een kleine organisatie zijn sommige grootschalige opties nu eenmaal overkill. Tegelijk is het vanzelfsprekend belangrijk dat onze IT-infrastructuur ons toelaat om vlot en veilig te werken. NTX staat ons in raad en daad bij in deze evenwichtsoefening.”

Waarom CEMPER NTX aanraadt

“Ik zou een samenwerking met NTX aanraden omdat zij heel aanspreekbaar zijn en een oplossing op maat proberen te vinden. Wij hebben zowel zowel hulp nodig bij kleine, alledaagse probleempjes als bij grote aanpassingen zoals bijvoorbeeld de overstap van een server-omgeving naar de cloud. Aangezien wij een kleine organisatie zijn en onze collega’s een wisselende IT-kennis hebben, is het voor ons belangrijk om snel en doelgericht geholpen te worden.”, zegt Asley.

“Wij wilden graag tot op zekere hoogte een zicht te hebben op onze IT-infrastructuur, onze back-ups, licenties etc. NTX biedt ons dan ook heldere procedures om in de toekomst bepaalde zaken zelf te kunnen onderhouden en beter te begrijpen indien wij hierom vragen. Ook kunnen we rekenen op hun alertheid voor kwalitatieve en goedkope licenties die wij als vzw via SOCIALware kunnen aankopen.”