Innovatie

Teams: écht samenwerken

10/07/2019 - 3 min read

Hoe zorg je ervoor dat al je medewerkers perfect op de hoogte zijn van wat er gebeurt in je bedrijf? Ook als je een bataljon thuiswerkers hebt of projectmedewerkers die kamperen bij klanten? Vergeet de overvolle mailbox die zo veel tijd vreet. Met Microsoft Teams werk en communiceer je zoals nooit tevoren.

1 op 3 doet aan thuiswerken

Hoe je het ook draait of keert: we werken flexibeler dan ooit. Zo blijkt uit een studie van hr-dienstverlener SD Worx dat 1 op de 3 werknemers regelmatig thuiswerkt. En volgens een rapport van zelfstandigenorganisatie UNIZO steeg het aantal freelancers de afgelopen 3 jaar met een kwart. Flexibiliteit troef! Voeg daarbij de medewerkers die elke dag bij klanten of op locatie aan de slag gaan en je weet dat het knap lastig is om iedereen op de hoogte te houden van het reilen en zeilen in je bedrijf.

Jarenlang was e-mail hét middel om iedereen te informeren. Tot medewerkers begonnen te bezwijken onder de cc-diarree. Sindsdien stapelen de ongelezen e-mails zich op en ontstaan er misverstanden door verouderde informatie die een eigen leven leidt in talloze mailboxen. Dat kan en moet beter.

Echt samenwerken

Microsoft Teams is een collaboratieplatform én onderdeel van het welbekende Office 365-pakket. Het grote voordeel van Teams is dat het mensen samenbrengt in teams en kanalen met daarin voor hen relevante content. Wat niet relevant is, krijgen ze niet voorgeschoteld.

Neem bijvoorbeeld de projectleiders die werken in je bedrijf. Die komen fysiek misschien maar een paar keer per jaar samen, want meestal werken ze bij klanten. Dankzij Teams hebben ze een digitaal platform waarop ze intensief kennis delen en ervaringen uitwisselen. Voor elk onderwerp, project of managementniveau maak je een team of kanaal. Zo werk je gefocust samen.

Bestanden delen zoals het hoort

Nog een voordeel van Microsoft Teams is de manier waarop je bestanden deelt via het platform. Dat gebeurt supervlot via de gebruiksvriendelijke interface, terwijl SharePoint de achterliggende basis van de bestanden blijft. Krijgt het bestand een update in SharePoint? Dan zie je onmiddellijk de recentste versie in Teams.

Versiebeheer van bestanden zorgt er dan weer voor dat foutjes gemakkelijk terug te draaien zijn. Je werkt dus altijd met accurate gegevens en hoeft niet meer te duiken in de wirwar die SharePoint soms kan zijn. Bovendien kan je bestanden razendsnel doorzoeken, zowel op titel als inhoud.

Communicatie à GOGO

Bellen, chatten of videochatten met groepen of individuele personen is nog een groot voordeel van Microsoft Teams. Je gebruikt het platform ook voor je externe communicatie, terwijl je altijd de nodige informatie en bestanden bij de hand hebt. En dat alles met de veiligheidsgaranties van Microsoft.

Bezint eer ge begint

Is Microsoft Teams de ultieme tool? Als je de implementatie en het beheer ervan goed aanpakt wel. Wat je zeker moet vermijden, is een wildgroei aan kanalen. Anders verdrinken je medewerkers in een zee van info die niet relevant is voor hen. Daarom doe je een beroep op het team Cloud van NTX: experts die je wegwijs maken en begeleiden bij de online meeting Teams.