Files in de cloud of fileserver vernieuwen?

Files in de cloud: de voordelen

Overal toegang tot bestanden

De cloud is veel flexibeler als het gaat over toegang tot bedrijfsgegevens (uiteraard op een veilige manier!). In een klimaat van locatieonafhankelijk werken, is dat een absolute meerwaarde. Zo werkt iedereen waar en wanneer hij/zij maar wil. En dat van op eender welk toestel.

Schaalbaarheid van de cloud

Stel je voor dat jouw bedrijf morgen een exponentiële groei doormaakt. Met een fileserver kom je dan al snel in de problemen. Want eens die vol zit … zit hij vol. Dat is niet zo met de cloud. In de cloud kan je altijd je infrastructuur vergroten of verkleinen, al naar gelang de behoefte van je bedrijf. Daarom is het ook niet nodig om te gaan overdimensioneren (en te veel te betalen) of net met te veel mensen op één server te werken. Zet exact die resources in die je bedrijf nodig heeft. En dat kan morgen anders zijn dan vandaag.

Files in de cloud vragen geen onderhoud

In de intro spraken we al over het onderhoud van een fileserver. Dat onderhoud is in de cloud onbestaande. De infrastructuur is immers continu up-to-date. Daar zorgt de cloud partner zelf voor. Ook van de nodige updates hoef je niet wakker te liggen. De cloudpartner neemt alle technische beslommeringen uit handen zodat je optimaal werkt in een performante en veilige omgeving.

Safety first

Alle grote cloudproviders investeren duizenden, zoniet miljoenen euro’s in de beveiliging van hun cloudoplossingen. Investeringen die de gemiddelde kmo niet kan doen, omdat zij niet dezelfde schaalvoordelen hebben. Net daarom is de cloud dan ook veiliger dan het beheren van eigen servers. Laat je adviseren door een bekwame partner in de keuze van een veilige cloudoplossing voor jouw bestanden.

Beter en gemakkelijker samenwerken

In de cloud is het veel gemakkelijker om samen te werken met collega’s en externe partijen. Denk daarbij aan het delen van cloudbestanden, versiegeschiedenis, simultaan samenwerken aan één bestand … Geen onbelangrijke troef als medewerkers zich op verschillende locaties bevinden.

Aandachtspunten bij files in de cloud

Is het dan allemaal rozengeur en maneschijn daar in de cloud? Er zijn alleszins enkele niet te negeren pluspunten die in het voordeel van de cloud spreken. Uiteraard zijn er ook enkele punten die extra aandacht verdienen alvorens over te stappen naar de cloud.

Een andere manier van werken

Zoals bij de implementatie van ieder nieuw systeem vraagt ook de cloud een andere manier van werken. Dat vraagt een kleine inspanning van de medewerkers. Maar eens ze zien dat de nieuwe manier van werken ook talloze voordelen biedt, is er meestal weinig weerstand. Het organiseren van een opleiding of demo is in vele gevallen een goed idee.

Files in de cloud? Zorg voor goede connectiviteit

Als jouw files in de cloud staan, is het cruciaal dat je een stabiele internetverbinding hebt met voldoende bandbreedte. Medewerkers kunnen de voordelen van de cloud pas ten volle benutten als de internetverbinding snel genoeg is. Naargelang de gekozen oplossing kan ook de functie ‘slimme synchronisatie’ gebruikt worden (bijvoorbeeld bij OneDrive). Die synchroniseert vaak gebruikte bestanden lokaal, voor een snellere toegang.

Juridische beperkingen

Sommige sectoren moeten data bewaren binnen de Belgische grenzen. Met een eigen fileserver is dat uiteraard heel gemakkelijk, maar bij een overstap naar de cloud is dat al minder evident. Ga dus zeker vooraf na waar data bewaard worden als dit voor jou belangrijk is.

Conclusie

Voor het al dan niet overstappen naar de cloud voor opslag van bestanden breng je best eerst de noden en vereisten van je bedrijf in kaart. Ga daarbij niet over één nacht ijs en laat je adviseren door een specialist ter zake. Tenzij er geen specifieke reden is om met een lokale fileserver te blijven werken, is de cloud op lange termijn altijd een voordeligere en toekomstgerichte keuze.