Documenten opslaan in Microsoft 365: waar doe je dat?

SharePoint, OneDrive en Teams

In Microsoft 365 zijn er drie manieren om bestanden op te slaan. Alhoewel … er is eigenlijk één manier om bestanden op te slaan, maar er zijn drie manieren om die bestanden te visualiseren en te gebruiken. Je kan kiezen voor één optie, maar veel krachtiger is om SharePoint, OneDrive en Teams te combineren en zo optimaal gebruik te maken van de sterktes van elk van deze tools. Alles hangt af van hoe je wil werken, welke workflows je bedrijf hanteert, enz.

SharePoint online: content gemakkelijk en overal toegankelijk

SharePoint online is de “centrale motor” van de content die in Office 365 staat.

• Als je in OneDrive werkt, gebruik je achterliggend eigenlijk ook de infrastructuur van SharePoint.
• Als je een Teams-groep creëert, maak je automatisch achterliggend ook een SharePoint Site Collection en een Office 365 groep aan.
• Enz.

Op SharePoint kan je gemakkelijk bepalen wie toegang heeft tot bepaalde content. Door tags te gebruiken kan je extra structuur brengen en de vindbaarheid vergroten.

Bestanden op SharePoint hebben standaard een versiegeschiedenis. Op die manier zet je eenvoudig een vorige versie van een document terug. Ook verwijderde bestanden kan je tot 30 dagen terug recupereren. Bestanden langer bijhouden? Dat kan. We helpen je graag bij het opzetten van een geschikte cloud back-up.

Naast documenten in de cloud opslaan, kan je met SharePoint nog veel andere zaken. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een intranet of extranet, agenda’s, lijsten, taken …

Corporate OneDrive en Personal OneDrive

Het voordeel van SharePoint is dat alle bestanden in de cloud staan en zo overal toegankelijk zijn. Het nadeel daarvan is dat je bestanden die je wil openen en bewerken, eerst zal moeten downloaden. Voor een simpel Word document is dat met de huidige internetverbindingen geen issue. Voor zwaardere bestanden zoals video’s, AutoCAD-bestanden, PhotoShopfiles … werkt dat minder efficiënt. Net voor die problematiek is OneDrive de ideale oplossing. Met OneDrive synchroniseer je selectieve bestanden of mappen lokaal op je pc of laptop. OneDrive zorgt ervoor dat je bewerkte versie automatisch weer synchroniseert met de versie in de cloud. OneDrive is standaard ingesteld met een Smart Sync systeem, dat enkel die bestanden downloadt, die je gebruikt. Zo bespaar je ruimte op je C-schijf en kan je ook vlot werken.

We onderscheiden twee varianten van OneDrive:

1. Corporate OneDrive is de synchronisatietool die gebruikt wordt om bestanden tussen SharePoint en je apparaat te synchroniseren. Van zodra je een SharePoint folder synchroniseert (en dus ook een Teams map) met je computer, maak je gebruik van de corporate OneDrive.
2. Elke Office 365 gebruiker met een licentie heeft ook een Personal OneDrive met een opslagruimte van 1 TB ter beschikking. Hierin plaats je persoonlijke documenten. Deze documenten zijn privé totdat je ze zelf met iemand deelt (want ook hier kan je samenwerken met anderen).

TIP:

Stel je Personal OneDrive zo in dat deze een back-up maakt van jebureaublad, My Documents, afbeeldingen … naar de cloud. Op die manier heb je altijd een back-up van persoonlijke documenten in de cloud als je pc crasht (of op de grond valt).

Microsoft Teams

Wat is de rol van Microsoft Teams om documenten op te slaan in Microsoft 365? Teams is een laag bovenop SharePoint en wordt gebruikt als samenwerkingstool. Ook in Microsoft Teams kan je bestanden opslaan (die overigens ook weer achterliggend op SharePoint terechtkomen). De sterkte van Teams is dat je met verschillende mensen gemakkelijk samen aan een document kan werken. Zo kan je een chat of call starten over een document en zelfs samen gelijktijdig in hetzelfde document werken.

Wat met de fileserver?

In een moderne werkplek heb je in principe geen fileserver meer nodig. Alle documenten staan immers in de cloud, zodat iedereen er altijd, overal en met eender welk toestel aan kan. Er zijn echter wel scenario’s te bedenken waarin je niet zomaar van een fileserver kan afstappen. Bijvoorbeeld: je maakt nog gebruik van een oude applicatie die niet kan samenwerken met Microsoft 365, maar enkel met een fileserver. Je kan er dan voor kiezen om toch een fileserver te houden. Laat je hierin goed adviseren, zo vermijd je onnodige kosten.

Efficiënt en overzichtelijk

Een overstap naar Microsoft 365 is dé uitgelezen kans om met een propere lei te starten. Je kan een volledig nieuwe structuur opzetten en nieuwe afspraken maken met je medewerkers.

• Gedaan met bestanden doormailen naar mekaar
• Niet langer 5 versies van hetzelfde bestand waarvan niemand nog weet wat de laatste versie is
• Weg met dubbele bestanden.

Het beheren van rechten en structuren is in Microsoft 365 een stuk eenvoudiger dan op een fileserver. Dat resulteert in een eenvoudigere structuur en het gemakkelijker terugvinden van bestanden. Voor je een overstap overweegt, doe je er sowieso goed aan om eerst je bedrijfsprocessen in kaart te brengen.

Wij denken alvast graag met je mee hoe je jouw bestanden best opslaat in de moderne werkplek.