Business

Waarom je beter geen gebruik maakt van Outlook voor mass mailings

12/05/2020 - 4 min read

Onlangs maakte een klant bij onze servicedesk melding dat zijn e-mail account geblokkeerd was. Het onderzoek van de servicedesk wees snel uit dat de mailbox op de spamlijst terecht was gekomen. Hoe kan zoiets gebeuren?

Outook mail merge als schuldige

De klant in kwestie had met de beste bedoelingen klanten willen informeren dat zijn bedrijf de deuren weer ging openen omdat de strenge Corona-maatregelen versoepeld werden. Omdat er best wel wat contacten gemaild moesten worden, maakte hij gebruik van de Outlook-functie om een mail merge (of afdruk samenvoegen) te maken en zo in bulk alle klanten ineens aan te schrijven.

Wat is Outlook mail merge (afdruk samenvoegen)?

Met mail merge kan je een Word-document en een Excel-bestand samenvoegen tot een e-mail. In het Excel-bestand zitten alle e-mailadressen en eventuele personalisatievelden (zoals een voornaam en naam). In het Word-document zit de tekst voor de mail. Met een simpele druk op de knop kan je deze twee bestanden combineren en Outlook verstuurt één voor één de e-mails naar de individuele contacten uit de Excel-lijst.

Waarom is mail merge een probleem?

Het probleem is dat Outlook niet gemaakt is om mailings in grote oplage te versturen. De functie is bedoeld om enkele tientallen contacten aan te schrijven, maar niet een paar 100. Doe je dat toch, treedt er een beveiliging van Microsoft in werking en wordt je mailbox geblokkeerd. Microsoft vermoedt dan dat de mailbox mogelijk gehackt werd en gebruikt wordt om spam mails uit te sturen. Dus heb je veel e-mails te sturen? Dan is Outlook niet de juiste manier.

Hoe stuur je wel e-mails in grote oplage?

Voor het versturen van e-mails in grote oplages zijn er specifieke applicaties op de markt. De bekendste is ongetwijfeld MailChimp, waar ook een gratis versie van bestaat (wat meteen ook het succes van deze applicatie verklaart). Deze gratis versie heeft uiteraard enkele beperkingen. Zo kan je bijvoorbeeld maximum 2.000 contacten in je verzendlijst beheren. Maar er zijn ook tal van alternatieven die dezelfde functionaliteiten (en meer) bieden dan MailChimp.

NTX biedt zelf geen dergelijke applicatie aan. Daarom dat we je met dit artikel al een eindje op weg willen helpen in de zoektocht naar een voor jouw bedrijf geschikte applicatie.

Hoe kies je een geschikte e-mailmarketingtool?

Alles hangt er van af hoe je de applicatie gaat gebruiken en waarvoor. Ga je één keer per jaar 1.000 e-mails sturen? Of plan je maandelijks vier e-mails naar 5.000 contacten? Wil je ook een uitgebreide reporting van de verstuurde e-mails of misschien automatische opvolgmails plannen op basis van de reacties op een bepaalde e-mail?

De ene applicatie zal meer features aanbieden, maar is dan wellicht ook wat duurder. En de pricing modellen verschillen. Bij de ene aanbieder betaal je een vast bedrag per maand en kan je onbeperkt e-mails versturen. Bij andere aanbieders wordt met pre-paid credits gewerkt en betaal je dus een prijs per verstuurde e-mail.

Met deze stappen raak je al een heel eind op weg om de juiste keuze te maken.

Stap 1: wat heb je nodig?

Lijst voor jezelf op waarvoor je de tool wil gebruiken en hoe vaak. Hoeveel contacten zitten er in je database? Welke features vind je belangrijk? Wat mag het kosten?

Een belangrijke parameter die je in deze fase ook niet uit het oog mag verliezen, is support. Ben je niet thuis in de wereld van marketing en het maken van html mails? Kies dan voor een partner waar je telefonische support krijgt en het liefst in je eigen taal. Een andere valkuil is een supportdesk in het buitenland die tijdens de Belgische kantooruren niet bereikbaar is door het tijdsverschil.

Stap 2: welke platformen komen in aanmerking

Op basis van de in stap 1 opgesomde vereisten, kan je nu een shortlist maken van applicaties die in aanmerking komen. Probeer ook te vermijden dat er op de shortlist te veel opties staan. Dat zal je je beklagen in de volgende stap.

Stap 3: testen

Bij veel e-mailmarketing platformen kan je ook een tijdelijk gratis test account aanvragen. Dat is natuurlijk een interessante waardemeter om na te gaan of de applicatie voldoet aan je verwachtingen. Is de interface intuïtief? Werkt de applicatie vlot? Bieden ze een aantal standaard e-mail templates aan waarmee je direct aan de slag kan?

Stap 4: kiezen

Nu je enkele pakketten hebt kunnen vergelijken, kan je een weloverwogen keuze maken.

Welke e-mail tools zijn er op de markt

Zoals eerder in dit artikel vermeld, kan NTX geen uitspraken doen over welke applicatie voor jou geschikt is. Maar om de zoektocht al wat te vergemakkelijken, lijsten we hieronder enkele namen op van applicaties die onze klanten en leveranciers gebruiken. Deze gaan van gratis en basic tot echte marketing automation platformen. Voor elk wat wils!