Support 
ShowTex kiest met Office 365 voor efficiëntie
16/12/2021 - 2 min readShowTex is een bedrijf dat vlamwerend textiel en bewegingssystemen voor de entertainmentindustrie ontwikkelt. Ook al klinkt het als een nichemarkt: het is in feite big business. Met een hoofdkantoor in België en meer kantoren in bijvoorbeeld Australië, de USA en Zuid-Afrika is ShowTex een echte wereldspeler.
Wat was het probleem?
Het probleem is herkenbaar voor iedereen die al eens een groeiende onderneming van dichtbij kon bekijken: controle en overzicht.
ShowTex had nood aan een centraal informatiesysteem als aanvulling op hun ERP-pakket. Mails bleken niet altijd de meest efficiënte manier om informatie en bestanden uit te wisselen. Met andere woorden: ze hadden nood aan aparte informatiekanalen per project waar alle betrokkenen alle communicatie konden terugvinden.
Wat waren de valkuilen?
Een eerste valkuil was wildgroei. Als iedereen eigen informatiekanalen en mappen zou beginnen aanmaken, dan zie je door de bomen het bos niet meer. Een belangrijk gegeven hierin was dus controle. ShowTex wou beheren wie welke bewerkingsrechten had om wanorde in het systeem te voorkomen en dus het overzicht te bewaren.
Helaas is niet iedereen even opgezet met nieuwe werkmethodes. Om de integratie van de nieuwe systemen zo vlot mogelijk te laten verlopen, was het noodzakelijk om het personeel zo snel mogelijk te motiveren en te betrekken.
Tot slot wilde ShowTex verkeerd gebruik te allen tijde voorkomen. Denk dan bijvoorbeeld aan per ongeluk bestanden deleten. Om dat te voorkomen was een opleiding aan de orde.
Wat was de oplossing?
Voor de specifieke vraag van ShowTex was er eigenlijk maar 1 relatief gemakkelijk te implementeren oplossing: Office 365 en meer bepaald Microsoft Teams.
Met Microsoft Teams creëerde ShowTex voor elke projectgroep een communicatiekanaal waar de projectleden alle communicatie konden voeren. Zo was er minder verwarring en dubbel werk. Daarnaast kon ShowTex gemakkelijk bewerkingsrechten instellen om wildgroei en verkeerd gebruik te voorkomen.
Het volgende deel van de opdracht was om er structuur in te krijgen. Structuur is wat de grote bedrijven draaiende houdt. Er moesten regels komen over:
- naamgeving van communicatiekanalen en documenten;
- wie de leiding had over de creatie van communicatiekanalen.
Tot slot moest het personeel ook een opleiding rond Microsoft Teams krijgen. ShowTex verzorgde een nette, overzichtelijke opleiding voor hun personeel om de werking ervan te optimaliseren. Op die manier betrokken ze meteen het personeel bij de nieuwe werkmethodes en vergemakkelijkten ze de integratie.
Het resultaat?
Vandaag werkt ShowTex als een geoliede machine. Mailverkeer is quasi onbestaande, want alle communicatie verloopt via Microsoft Teams. De problemen die ze voor onze tussenkomst ervaarden, behoren nu tot het verleden.
